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就業規則Ｑ＆Ａ−社内電子メールの私的利用制限−
Ｑ 当社では、業務の円滑化及び通信コスト削減のために、従業員各人に社内電子メー
ルアドレスを付与しています。しかし最近では就業時間中に電子メールを私的利用する
ものが増え、かえって作業効率が低下しているようにさえ思えます。また、電子メール
による企業秘密の漏洩など不安が多く、どうしたものか悩んでいるところです。
A 『社内電子メール管理規程』を作成し、しっかりしたルールを設けてください。そ
の上で、従業員に対する周知をおこなってください。（就業規則及び諸規程は、作成す
るだけでなく周知することが重要です。）
関西経営者協会の調査によりますと、就業規則に私的利用に関するルールを定めてい
る企業は３８.７％とさほど多くはありません。もっとも定めていないとした企業でも、
その７割は今後定める考えがあるとしています。しかし、社内電子メールを私的に使用
したためのトラブルは、着実に増えてきているようでし、社内情報の漏洩なども気にな
るところです。
あまりにも私的利用が多いケースでは職務専念義務違反を問うことが可能でしょうし、
情報漏洩に関しては懲戒解雇にも該当しますので、従来の就業規則でも対応できますが
それらはことが起きた後の対処方法であって予防するためのものではありません。
また、職場規律を守るためや服務規律違反を問うための証拠としてメールの中身を閲覧
できるかということに関しては、個人のプライバシーがからんできますので、情報漏洩
や扇動の疑いが濃いといった余程のことがない限り難しいと思われます。
そのため、企業としては社内メールの私的利用を制限する、新しいルールをつくること
が重要です。その上でシステム管理者を定め、その者による閲覧があり得る旨、定めて
おくべきでしょう。
なお、先の関西経営者協会の調査では、ルールありとした企業の中で、私的利用を一
切認めないとしている企業が７２.５％、業務に支障がない限り認めるとしている企業が
１２.２％となっています。ルール上では一切認めないとしておいて、運用ではある程度
柔軟に対応しているのではないでしょうか？
＜参考＞
社内電子メールに関する判例としてはＦ社Ｚ事業部事件や日経クイック情報事件があ
ります。
⇒労働条件の決定システムの関係
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